Organizzazione: il metodo kanban. Cos'è e come lo utilizzo

Vi ho spesso parlato del mio metodo di organizzazione, dal Kakebo al calendario digitale, e oggi vorrei raccontarvi un nuovo metodo che ho implementato nella mia routine giornaliera.

Il metodo kanban (Kan 看 visuale, Ban 板 segnale) è stato utilizzato per la prima volta da Taiichi Ohno nei cicli produttivi della Toyota a metà del XX secolo ed è nato da un'attenta analisi della gestione dei supermercati americani. È un metodo visuale che si compone di una bacheca e di post-it. La bacheca viene divisa in tre colonne: lavori da svolgere, lavori in elaborazione e lavori portati a termine. Questo permette di visualizzare immediatamente il processo di lavoro fornendo più chiarezza e dando una spinta motivazionale. Personalmente trovo che questo metodo aiuti a dare valore ai lavori terminati anche quando si lavora in solitaria. A me capita spesso di sminuire quello che faccio mentre in questo modo non solo ho ben chiaro cosa sto facendo, cosa mi manca e cosa ho terminato, ma riesco anche a rendermi conto di quanto lavoro sodo (un po' come darmi una pacca di incoraggiamento sulla spalla, lol).

Ho iniziato a utilizzare questo metodo in maniera digitale attraverso Trello che utilizzo sia da pc che da mobile. In questo modo ho sempre tutto a portata di mano e se attuo qualche modifica i dispositivi si aggiornano. Ho quattro colonne: da fare, in preparazione, da pubblicare e terminati. Nella prima inserisco tutte le cose da fare sia per lavoro che per la casa o per la sfera personale. Differenzio i campi di interesse grazie alle etichette utilizzando gli stessi colori che utilizzo sul mio calendario digitale. In questo modo non devo imparare niente di nuovo. Su Trello creo una scheda per ogni impegno/lavoro e a seconda di questi aggiungo o meno descrizione, scadenza ecc. Una volta che inizio il lavoro sposto la scheda nella colonna in preparazione e aggiorno la descrizione spuntando quello che ho fatto. Nella colonna da pubblicare inserisco i lavori digitali che ho pronti ma che devo ancora pubblicare, abbastanza intuitivo. Una volta portati a termine i lavori/impegni li sposto nella colonna dei terminati. Tutto molto semplice. Talmente tanto che mi chiedo come non mi sia venuto in mente prima!

 

Mi piace la praticità della versione digitale perché evito di sprecare carta inutilmente, posso consultare la mia "tabella di marcia" anche fuori casa e non occupa alcuno spazio. Voi avete mai provato questo metodo? Come vi siete trovati?